一個項目計劃書要包括以下幾個方面的內容：

　　一、封面頁

　　這是容易被忽視的部分。有很多機構認為內容比形式更重要。其實，形式是可以更好地表現內容的。

　　另外，項目計劃書也是能使資助機構了解和認識我們的一個很重要的窗口，表現得專業與嚴謹，是絕對可以得到加分的。

　　封面可以只簡單地寫上項目名稱和日期，也可以包括以下信息：項目名稱；申請(執行)機構；通訊地址；電話、傳真、E-mail；聯系(負責)人；還可以把銀行賬戶、律師、審計機構等信息列在封面頁上。

　　另外，如果是向某一機構籌款的話，最好在前面加封簡單的附信。由于一份項目計劃可以提交給多個資助機構，這就需要一個個性化的附信，要以“某機構某人”為開頭，以表明你對該機構的重視與尊重。

　　二、項目概要(總論)

　　這是最重要的一部分，也是讀者最先閱讀、瀏覽的部分。要知道基金會的項目經理們每天都會收到大量的申請要求，他們也許沒有足夠的時間“看”完所有的項目計劃書。

　　所以，項目“概要”部分將成為影響“初選”結果的決定因素;在概要部分，要把你認為重要的所有信息匯集起來。

　　概要一般要包括：機構的背景信息、使命與宗旨；項目要解決的問題與解決的方法；項目申請方的能力和以往的成功經驗等等。

　　需要特別指出的是：盡管項目概要部分排在計劃書的前半部，但實際上，這一部分是要在寫完所有計劃書以后，才動手寫的。

　　三、項目背景

　　存在的問題與需求在這一部分，需要詳細介紹存在的問題以及為什么你要設計這個項目來解決這些問題。

　　要充分地說明問題的嚴重性與緊迫性，最好能提供一些數據，這樣不但可以充分地說明問題，同時還能表明你對這一項目的了解。

　　此外，你還可以使用一些真實、典型的案例，以便在情感上打動讀者，進而引起他們的共鳴。要說明項目的起因、邏輯上的因果關系、受益群體及其與其它社會問題之間的關聯等。

　　一般來講，這一部分包括以下主要信息：

　　項目范圍(問題與事件、受益群體)。

　　導致項目產生的宏觀與社會環境;提出這個項目的理由與原因。

　　其它長遠與戰略意義。

　　四、目標與產出

　　在使資助機構確信“問題”的存在以后，明確提出你的解決方案。機構間的合作是被鼓勵的。

　　如果你還有其它的機構合作伙伴，也要明確說明。在這一部分中你要詳細地介紹你的項目計劃、項目的總體目標、階段性目標與任務，以及各目標的評估標準。

　　總體目標是一個長期的、宏觀的、概念性的、比較抽象的描述。由總體目標可以分解成一系列具體的、可衡量的、可實現的、帶有明確時間標記的階段性目標。

　　對目標的陳述一定要非常清楚。最重要的是，制定的目標要切合實際。不要承諾你做不到的事情。要牢記，資助者希望在項目完成報告里看到的是：項目實際上實現了這些既定目標。

　　五、受益群體

　　在這一部分中，你要對項目的受益群體做一個更加詳細的描述。有必要時，你還可以把受益群體分為直接受益和間接收益群體。

　　比如一個殘疾人服務機構，其直接受益群體是殘疾人群，間接受益群體則是他們的家庭，甚至是整個社會。許多資助方都希望受益群體能從始至終地參與到項目之中。

　　尤其是在項目的設計階段，受益群體的參與更加重要。你可以在附件中列出受益群體參與項目的活動，包括組織受益群體參加的討論會、會議主題、時間、參加人員等。

　　同時，也讓資助方了解到你的項目不單是針對受益群體而設計的，而且，得到了他們的廣泛支持與認可。

　　六、解決方案與實施方法

　　通過以上的部分，你已經清楚地解釋了存在的問題及你希望完成的事情。現在，需要介紹你如何達到目標，即采用什么方法、開展什么活動來實現這些目標。

　　在介紹方法時，你要特別說明這種方法的優越特性。你可以同時列舉出其它相關的方法，并對它們進行比較，還可以引用專家的觀點和其它失敗或成功的案例等等。

　　總之，要充分說明你選擇的方法是最科學、最有效、最經濟的。

　　同時，也要說明你的機構在采用這種方法時，也存在一定的風險與挑戰。此外，還要提到為了執行這一解決方案，都需要哪些條件與資源，包括誰？

　　在什么時候？使用什么樣的設備?做什么樣的事情?做這些事情的人要具備什么樣的能力與技能等。最好能在附件中詳細描述一下主要工作崗位的職務要求。

　　七、項目進程計劃(時間表)

　　在這一部分中，要詳細地描述出各項任務的先后順序以及起始時間。可以用一個帶有時間標記的圖表來表示。

　　這樣，就可以一目了然地告訴讀者“在什么時候做什么”，以及各項活動之間的關聯與因果關系。

　　八、項目組織架構

　　在這一部分中，要描述為了達成上述目標，需要什么樣的執行團隊和管理結構。執行團隊應包括所有項目組成員：志愿者、專家顧問、專職人員等。

　　他們與這個項目相關的工作經驗、專業背景、學歷等也非常重要。執行團隊的經驗與能力往往在很大程度上決定了項目的成敗，所以，這也是資助方非常關心的問題。

　　另外，還要明確項目的管理結構。應該明晰地寫出項目總負責人、財務負責人及其它各分項目的負責人。如果是兩個或多個機構合作完成一個項目，還要說明各機構的分工。工作流程也要很清楚，要說明各項工作的先后順序、邏輯關系等。

　　九、費用、預算與效益

　　這一部分所要提供的決不僅僅是一個費用預算表(當然，預算表也是很重要的，你可以把它放在附件中)，而是要敘述和分析預算表中的各項數據、總成本與各分成本，包括人員、設備的費用等。

　　其中，人員經費類別可以包括工資、福利和咨詢專家的費用；非人員經費類別可以包括差旅費、設備和通訊費等。

　　如果已經有了一部分資金來源，也要注明。而且，要很明顯地寫出你還需要總數為多少的經費上的支持。

　　上面提到的是投入，還有一個很重要的部分是產出的效益。往往很多NGO在項目計劃中不談效益，錯誤地認為NGO的服務是不談效益的。

　　事實上，除國際上正在推行的NGO合理收費外，NGO服務的另一大特點是產生巨大的社會效益。盡管社會效益比較難量化，但你還是可以盡量找一些數據來分析一下社會效益，那怕只是估算也好。

　　比如，一個戒毒人員的服務機構雖然為吸毒人員提供免費的服務，沒有任何收入，但是，還是可以估算出通過服務于一個吸毒人員，可以減少哪些方面的社會問題，可以對吸毒人員的醫療費用、失業、犯罪等相關費用進行估算。

　　總之，你越明確地算出單位成本的投入可以產生的效益，就越能說明你的方法的優越性，也就越能得到資助方的同意。另外，與項目相關的財務與審計方法也要在這部分中提到。

　　十、監控與評估

　　監控是項目實施過程中非常重要的部分，監控的執行機構與人員(可以是理事會、資助方或其它第三方機構)、監控任務等都應該寫在項目計劃中。與之相關的還有項目團隊的自我評估計劃。

　　項目進行中的評估報告比項目結束的評估還要重要。在項目的不同階段進行評估，可以使你及時地發現問題，盡早地解決。

　　同時，可以使資助方得到一個信息，那就是你們不但提出了一個很好的計劃，而且可以很好地實現這個計劃。

　　請注意，項目的實施方法是資助方評判是否給予資助的一個非常重要的因素。有兩種可供參考的監控和評估方式。一種是衡量結果，另一種是分析過程。

　　其中一種或者兩者都有可能適用于你的項目。你選擇何種方式將取決于項目的性質和目標。

　　無論選擇何種方式，你都需要說明你準備怎樣收集評估信息和進行數據分析，以及在項目進行到哪些階段時，進行階段性的評估。評估活動及時間也應該包括在項目實施計劃的時間表當中。

　　無論是監控報告還是評估報告，都應該包括：項目的進展與完成情況、原定計劃與現實狀況的比較、預測未來實現計劃的可能性等。

　　除總體評估報告外，還要提供一些子評估報告。比如，項目中期的審計報告等。

　　十一、附件

　　任何你認為重要的文件或篇幅太長而不適于放在正文中的文件，都可以被放在附件當中，比如：機構的介紹、年報、財務與審計報告、名單、數據、圖表等。

　　你也可以把那些在正文中會干擾讀者或使他們的興趣偏離主題的部分放到附件當中，但一定不要忘了在正文中標明：詳細情況，請查看附件xxx。

　　總之，附件的目的是使正文緊湊、干凈。同時，如果讀者對某些問題的細節感興趣的話，他還可以在附件中找到需要的內容。

　　在把上面的所有部分都寫完以后，現在，你可以回來寫項目計劃書的最開頭部分“概要”部分了。

　　概要一定是高度概括性的，語言要簡練、清晰，最好在半頁左右，最長也不要超過一頁。剛開始寫概要時，你可能會認為哪一部分都很重要，都想放在概要部分中。沒關系，如果你寫了一個很長的概要，你可以一點一點地把它縮短。

　　另外，如果希望把項目計劃書遞交給國際機構，把一個項目計劃全部翻譯成英文的難度很大。這時，一個簡單的處理辦法就是只把概要和目錄部分寫成雙語。

　　至此，一個完整、全面的項目計劃書就宣告完成了。雖然這只是你開展籌款工作的第一步，但萬事開頭難，有了好的開始，就有希望取得好的結果。