pmp——項目經理的定義
一、項目經理概念
項目經理
項目管理是以個人負責制為基礎的管理體制,項目經理就是項目的負責人,有時人們也稱為項目管理者或項目領導者,他負責項目的組織、計劃及實施全過程,以保證項目目標的成功實現。成功的項目無一不反映了項目管理者的卓越管理才能,而失敗的項目同樣也說明了項目管理者的重要性。項目管理者在項目及項目管理過程中起關鍵性作用。因而項目經理就是一個項目全面管理的核心和焦點。
項目經理是企業法定代表人在項目上的一次性授權管理者和責任主體。項目經理是項目管理的第一負責人,全面負責項目管理工作,負責調配資源、合理組織施工,控制工期、質量、成本,全面履行建設合同,完成施工任務,實現業主、企業與項目目標。
項目經理是項目的管理者,項目經理也具有管理者的角色特點。加拿大管理學者亨利·明茨伯格提出的經理角色理論充分說明了管理者在實際工作中的角色特點,它比以往的管理職能說更加具體、生動,有利于人們對于管理者工作的理解。按照明茨伯格的研究,企業領導者的職責涉及人際關系、信息交流和決策過程三個方面的十種職責。
在人際關系方面起到:
(1)頭面人物的作用,完成若干禮儀性的職責。
(2)領導人的作用,即用人的職責。
(3)聯絡人的作用,和同行或者有關單位保持個人或組織的橫向聯系。
在信息交流方面起到:
(1)監督人的作用,掌握企業內部和外部環境所發生的變化。
(2)傳播人的作用,綜合分析各種信息傳達給內部各部門。
(3)發言人的作用,代表本企業向上級匯報和向有關部門通報情況。
在決策方面起到:
(1)企業家的作用,作為企業各種重大變革的創始者和設計者,以適應不斷變化的環境。
(2)應急人員的作用,及時處理各種危機事件。
(3)資源分配者的作用,涉及對資金、時間、材料、設備、人力分配以及質量和信譽保證體系的決策。
(4)談判人的作用,為企業的鞏固和發展尋求資源或資源交換。
項目經理盡管也是一個管理者,但他與其他管理者有很大的不同。首先,項目經理與部門經理的職責不同,在矩陣組織形式中可以明顯看到項目經理與部門經理的差異,項目經理對項目的計劃、組織、實施負全部責任,對項目目標的實現負終極責任。而部門經理只能對項目涉及本部門的工作施加影響,如技術部門經理對項目技術方案的選擇、設備部門經理對設備選擇的影響等。因此,項目經理對項目的管理比起部門經理來更加系統、全面,要求他或她具有系統思維的觀點。其次,項目經理與項目經理的經理或公司總經理職責不同,項目經理是項目的直接管理者,是一線管理者,而項目經理的經理或公司的總經理是通過項目經理的選拔、使用、考核等來間接管理一個項目的。在實施項目管理的公司中,項目經理的經理或總經理也往往是從項目經理做起來的。
項目經理負責制
項目經理在項目管理中起著非常重要的作用。項目管理的主要原理之一是把一個時間有限和預算有限的事業委托給一個人,即項目經理,他有權獨立進行計劃、資源分配、指揮和控制。項目經理的位置是因特殊需要形成的,因為他行使著大部分傳統職能組織以外的職能。項目經理必須能夠了解、利用和管理項目的技術方面的復雜性,必須能夠綜合各種不同專業觀點來考慮問題。但只有這些技術知識和專業知識仍是不夠的,成功的管理還取決于預測和控制人的行為的能力。因此,項目經理必須通過人的因素來熟練地運用技術因素,以達到其項目目標。也就是說,項目經理必須使他的組織成員成為一支真正的隊伍,一個工作配合默契、具有積極性和責任心的高效率群體。項目經理是項目管理中的全權代表,是項目決策的關鍵人物,是項目實施的最高組織者和最大責任者,在項目管理中處于中心地位。項目管理的體制也是項目經理負責制,目的是實現項目目標。
所謂項目經理負責制,即企業內部按照經濟負責制的原則,以項目合同書的形式確定項目管理者與企業的責、權、利關系,按企業的運行機制運作,使項目管理者在項目運作全過程中履行其權利和義務,有效地進行項目組織管理。項目經理負責制是完成項目管理目標的最終落腳點,落實項目經理負責制,就是要把公司的各項指標層層分解,都落實到項目基點上,實行全方位、全過程的計劃、組織、協調和控制。
項目經理是推行項目經理負責制的關鍵,項目經理是項目的總設計師,是工程項目實施中的組織者和領導者,對內向總經理負責,對外向客戶負責,對項目全過程的質量、進度、效益負責到底。責任是項目經理負責制的核心。
項目經理負責制起源于工程項目法施工,項目法施工是根據工程建設項目單件性特點,組成一次性項目經理部,對承建工程實施全面、全員和全過程管理。實行項目經理負責制是實現承建工程項目合同目標,提高工程效益和企業綜合經濟效益的一種科學管理模式。項目經理是施工企業在工程項目上的代理人,受企業法人的委托,指揮工程項目的生產經營活動,調配并管理進入工程項目的人力、資金、物資、設備等生產要素,決定項目內部分配方案和分配形式,處理有關的外部關系。項目經理接受企業、建設單位或建設監理單位的檢查與監督,及時處理工程施工中的問題,按期匯總和上報報表、資料等。項目經理實行持證上崗制度,對工程項目質量、安全、工期、成本和文明施工等全面負責。
二、責任與權力
項目經理的責任
項目經理作為項目的負責人有相應的責任,簡而言之,他的責任就是通過一系列的領導及管理活動使項目的目標成功實現并使項目利益相關者都滿意。這里的項目利益相關者包括一切參加或可能影響項目工作的所有個人或組織,主要有:
1)顧客——項目產品的接受者。
2)消費者——項目產品的使用者。
3)業主——發起該項目的人。
4)合伙人——項目的合作者。
5)提供資金者——金融機構。
6)承包商——為項目組織提供產品的組織。
7)社會——司法、執法機構、社會大眾。
8)內部人員——項目組織成員。
項目經理的責任可以粗略地分為對于所屬上級組織的責任和對于所領導項目小組的責任。
(1)項目經理對于所屬上級組織的責任。對所屬上級組織的責任包括資源的合理利用,及時、準確地通信聯系,認真負責地管理工作。但必須強調的是:讓所屬上級組織的高級主管了解項目的地位、費用、時間表和進程是非常有用的,必須讓高級主管了解未來可能發生的情況。項目經理應注意到項目推遲和出現赤字的可能,并了解減少此類頭痛事件的方法,向上級的報告必須準確、及時,這樣才能得到上級的信任,使公司不冒大的風險,及時得到高級主管的幫助。項目經理對所屬上級組織的責任主要表現在以下幾個方面:
1)保證項目目標符合上級組織的目標。項目往往從屬于更大的組織,項目與組織的其他工作一起配合協調完成組織的目標,因此,項目目標的確定、目標的分解以及計劃制訂、實施的全過程都要有利于總目標的實現。
2)充分利用和保管上級分配給項目的資源。組織的資源是有限的,保證資源的有效利用是任何管理者的目的。項目不僅要充分、有效利用上級分配給項目的資源,使資源的效能得到最大程度發揮,而且還要從企業總體角度出發優化資源的使用。如企業往往不止一個項目,如何使資源在一個項目內部及項目間有效利用是項目經理的責任。
3)及時與上級就項目進展情況進行溝通。項目與上級組織目標的實現息息相關,及時將項目的進展信息,如進度、成本、質量等向上級匯報,企業就可以從宏觀角度進行項目群管理,同時可以取得上級對本項目的各方面的支持。
(2)項目經理對所管項目的責任。項目經理對所管項目應承擔的責任具體表現在以下兩個方面:
1)對項目的成功與否負有主要責任。
2)保證項目的完整性,使其不受在項目中有合法性的當事人不同要求的影響。項目經理應該關心由于委托人的影響而使工程部門作出的變動。同時,合同(或法律代理人)應指出委托人無權提出變動,生產部門也無法適應這種變動。因為市場的建議沒有完整的重新設計方案,所以在項目中是不可能具體化的。
(3)項目經理對項目小組的責任。項目經理對項目小組的責任主要表現在以下幾個方面:
1)項目經理有責任為項目組成員提供良好的工作環境與氛圍。項目經理作為項目的負責人及協調人,應該保證項目組成員形成一個良好的工作團隊,成員之間密切配合,相互合作。
2)項目經理有責任對項目小組成員進行績效考評。項目經理要建立一定的考評制度以便對成員的績效進行監督與考評。
3)由于項目小組是一個臨時的集體,項目經理在激勵其成員時還應考慮他們的將來,讓他們在項目完成之后有一個好的歸屬。
項目經理的職位描述
項目經理的職位職責主要包括以下幾個方面:
1)確保項目目標實現,保證業主滿意。這一項基本職責是檢查和衡量項目經理管理成敗、水平高低的基本標志。
2)制定項目階段性目標和項目總體控制計劃。項目總目標一經確定,項目經理的職責之一就是將總目標分解,劃分出主要工作內容和工作量,確定項目階段性目標的實現標志如形象進度控制點等。
3)組織精干的項目管理班子。這是項目經理管好項目的基本條件,也是項目成功的組織保證。
4)及時決策。項目經理需親自決策的問題包括實施方案、人事任免獎懲、重大技術措施、設備采購方案、資源調配、進度計劃安排、合同及設計變更、索賠等。
5)履行合同義務,監督合同執行,處理合同變更。項目經理以合同當事人的身份,運用合同的法律約束手段,把項目各方統一到項目目標和合同條款上來。
由于項目所處行業、規模、復雜度各異,很難給出一個統一、詳細的職位描述。下面以一個建筑行業項目經理的職責為例說明:
(1)計劃
1)對所有的合同文件完全熟知。
2)為實施和控制項目制訂基本計劃。
3)指導項目程序的準備。
4)指導項目預算的準備。
5)指導項目進度安排的準備。
6)指導項目的基本設計準則及總的規范的準備。
7)指導現場建筑活動的組織、實施和控制計劃的準備。
8)定期對計劃和相關程序進行檢查評價,必要時對項目的計劃和程序進行修改。
(2)組織
1)開發項目組織圖。
2)對項目中的各職位進行描述,列出項目主要監管人員的職責、范圍。
3)參與項目主要監管人員的挑選。
4)開發項目所需的人力資源。
5)定期對項目組織進行評價,必要時對項目組織結構及人員進行變動。
(3)指導
1)指導項目合同中規定的所有工作。
2)在項目組中建立決策系統,以便在適當的層次作出決策。
3)促進項目主要監管人員的成長。
4)設立項目經理目標,并為主要監管人員建立績效標準。
5)培養團隊精神。
6)輔助解決存在于承擔項目的不同部門或小組之間的分歧或問題。
7)對項目總體進展情況保持了解,以避免或減少潛在問題的發生。
8)對關鍵問題確立書面的戰略指導原則,清楚定義責任和約束。
(4)控制
1)監督項目的活動,使項目的進展與項目目標及公司總體政策相一致。
2)監督項目的活動,使項目的進展與合同、計劃、程序及顧客的要求相一致。
3)對人員進行控制,保證其遵守合同條款。
4)密切監督項目的有關活動,建立有關“變更”的溝通程序,對有關項目范圍可能的變更進行必要的評價和溝通。
5)對成本、進度及質量進行監控,保證及時報告。
6)與顧客及有關組織保持有效溝通。
項目經理的權力
既然項目經理擔負著保證項目成功的重大責任,就必須賦予他一定的權力,并使他能在一定范圍內行使這種權力,以保證項目得以順利實施。
1、權力的類型
項目權力有兩種類型。權力的第一種類型,理論上的項目權力是項目管理中命令或行動的合法或正當的力量。這種權力的本質是一種合法地給予或收回支持項目資源的權力。項目經理的合法權力通常包含在某種形式的文件中,另外這種必需的文件必須包括與項目有關的其他經理的互補角色。
權力的第二種類型,實際上的項目權力是在項目管理中通過具體的個人知識、專業技術、人際關系技能或人格魅力的影響力。實際上的項目權力可以被任何項目客戶、經理或項目團隊成員運用。
項目經理權力的一種重要度量源于他們的職能和他們履行職能的方式。項目經理在項目管理中面臨著一個獨特的權力挑戰,但他們的權力既不全是理論上的(有特定的法律文件),也不全是事實上的(在環境中實際實行的和接受的影響)。更進一步說,他們的權力是在項目環境中理論因素和實際因素的綜合。在這種背景下考慮,項目經理的權力沒有組織或職能的限制,而是從他們的職務在組織內或超過組織擴散,尋找它想或需要影響和控制的事物和項目干系人。
2、權力的表現
權責對等是管理的一條原則,權大于責可以導致亂拍板,無人承擔相應的后果,而責大于權又會使管理者趨于保守,沒有創新精神。
項目經理權力的大小取決于項目在組織中的地位以及項目組織結構形式。對于企業項目管理來說,主要取決于項目的重要性和項目的規模。一般來說,項目經理的權力表現在以下3個方面:
(1)項目團隊的組建權。項目團隊的組建權包括兩個方面:一是項目經理班子或者管理班子的組建權;二是項目團隊隊員的選擇權。
項目經理班子是項目經理的左膀右臂,因此,授予項目經理組建班子的權力至關重要。這包括:項目經理班子人員的選擇、考核和聘用;對高級技術人才、管理人才的選拔和調入;對項目經理班子成員的任命、考核、升遷、處分、獎勵、監督指揮甚至辭退等。
建立一支高效、協同的項目團隊是保證項目成功的另一關鍵因素。這包括:專業技術人員的選拔、培訓、調入,管理人員、后勤人員的配備,團隊隊員的考核、激勵、處分甚至辭退等。
(2)財務決策權。實踐告訴我們,擁有財務權并使其個人的得失和項目的盈虧聯系在一起的人,能夠較周詳地顧及自己的行為后果,因此,項目經理必須擁有與該角色相符的財務決策權。否則,項目難以展開。一般來講,這一權力包括以下幾方面內容:
首先,具有分配權。項目經理有權決定項目團隊成員的利益分配,包括計酬方式、分配方案細則。項目經理還有權制定獎罰制度。
其次,擁有費用控制權。項目經理在財務制度允許的范圍內擁有費用支出和報銷的權力。如聘請法律顧問、技術顧問、管理顧問的費用支出,工傷事故、索賠等的營業外支出。
最后,項目經理還應擁有資金的融通、調配權力。在客戶不能及時提供資金的情況下,資金的短缺勢必要影響工期,對于一個項目團隊來說,時間也具有價值。因此,還應適當授予項目經理必要的融資權力和資金調配權力。
(3)項目實施控制權。在項目實施過程中,由于資源的配置可能與項目計劃書有所出入,有時項目實施的外部環境會發生一定的變化,這使項目實施的進度無法與預期同步,這就要求項目經理根據項目總目標,將項目的進度和階段性目標與資源和外部環境平衡起來,作出相應的決策以便對整個項目進行有效的控制。
授予項目經理獨立的決策權對于項目經理乃至項目目標的實現都至關重要。除了少數重大的戰略決策外,大部分問題可以讓項目經理自行決策、自行處理。許多問題和商業機會都具有時效性,如果經過冗長、費時的匯報批示,可能會錯過時機,甚至可能導致無法挽回的損失。
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項目經理的素質和能力要求
實踐證明,并不是任何人都可以成為合格的項目經理,項目及項目管理的特點要求項目經理具備相應的素質與能力才能圓滿地完成項目任務。通常一個合格的項目經理應該具備良好的道德素質、健康的身體素質、全面的理論知識素質、系統的思維能力、嫻熟的管理能力、積極的創新能力以及豐富的項目管理經驗。
項目經理的素質要求
實踐證明,并不是任何人都可以成為合格的項目經理,項目及項目管理的特點要求項目經理具備相應的素質與能力才能圓滿地完成項目任務。通常一個合格的項目經理應該具備良好的道德素質、健康的身體素質、全面的理論知識素質、系統的思維能力、嫻熟的管理能力、積極的創新能力以及豐富的項目管理經驗。
1、良好的道德素質
人的道德觀決定人行為處事的準則。項目經理必須具備良好的道德品質。這種道德品質大致可以分為兩個方面:一方面是對社會的道德品質,另一方面是個人行為的道德品質。
(1)社會道德品質。良好的社會道德品質就是對社會的安全、文明、進步和經濟發展負有道德責任。雖然有些投資項目預期的經濟效益可觀,但有可能是建立在犧牲社會利益基礎之上的,如造成環境污染和生態環境的破壞。還有些項目,表面看上有很大的盈利空間,而實質卻觸犯國家法律法規。面對這種項目時,項目經理應注重社會公德,保證社會利益,嚴守法律和規章。盡管項目經理并不能阻礙客戶的投資動機,但具有高度社會責任感的項目經理,可以通過項目規劃和建議將上述項目的社會負效應降到最低程度,最終保證社會、客戶和自身利益的統一。
(2)個人行為的道德品質。個人行為的道德品質決定著個人行為的方式和原則。項目經理為人要有強烈的責任感,誠實可靠,講究信用,正直,辦事公正,公平,實事求是。
責任構成了項目經理的工作壓力,是確定項目經理權利的依據。因此,一個項目經理應該具有高度的責任感。責任感體現在兩個方面:一是把工作看成是自己的分內事;二是把每一項工作都看成是一項關系大局的事情對待。如果沒有強烈的責任感,一個項目經理很難每天都保持著相同的工作熱情。所以,要求項目經理主動承擔起一定的責任,具有誠實可靠,言行一致的道德品質。只有個人具備了良好的道德品質,項目經理才能嚴格遵紀守法,堅決抵制和杜絕貪污、挪用公款、逃稅、漏稅等不法行為。
要強調的是,項目組織中,項目經理是一個特殊的角色,處于矛盾的焦點。如果責任權利不平衡,項目經理要做好工作是很艱難的,很有可能各方面對他都不滿意。比如,業主希望項目經理聽從他的指令,無條件維護他的利益,苛刻要求承包商;而承包商又常常抱怨項目經理不能正常執行合同,偏向業主,不公平。所以雙方矛頭都有可能指向項目經理。因此項目經理不僅要化解矛盾,而且要使大家理解自己,同時又要能經得住批評指責,不能放松自己的工作。
2、健康的身體素質
項目管理的工作負荷要求項目經理要有良好的身體素質。一個龐雜的大規模的項目,從項目計劃的制訂到執行過程中沖突的解決都需要項目經理參與,這樣大的工作負荷沒有健康的身體素質是不行的。
健康的身體素質不僅僅指生理素質,也指心理素質。一般的項目經理應該性格開朗,胸襟豁達,易于同各方人士相處,應該有堅毅的意志,能經受挫折和暫時的失敗,果斷行事,遇事沉著冷靜,不沖動,不盲從。
項目經理的能力要求
1、專業知識能力
項目經理需要掌握如下三方面的知識:
(1)項目所在領域的相關專業知識,如工業、農業、建筑業方面的專業知識。一些大型復雜的項目,其工藝、技術、設備的專業性要求很強,對項目經理的要求也很高。不難想象,作為項目實施最高決策人的項目經理,如果不懂技術,就無法決策,無法按照項目的工藝流程階段來組織實施,更難以鑒別項目計劃、工具設備及技術方案的優劣,從而對項目實施中的重大決策問題沒有自己的見解,因此沒有發言權。不懂專業技術往往是導致項目經理失敗的主要原因之一。如果項目經理自身缺少基本的專業知識,要對大量錯綜復雜的專業性任務進行計劃、組織和協調都將十分困難。在溝通交流中,因為項目中具有大量的相關專業知識和術語,如果項目經理不具備一定的專業知識,溝通是很困難的。作為項目經理,知識的全面性也是必須的。
(2)管理方面知識。一般管理知識,如管理學、經濟學、技術經濟學、系統工程、組織行為學、財務管理等理論和方法,都是優秀的項目經理應該掌握的。項目經理要具備系統的項目管理理論知識,如美國項目管理協會的項目管理知識體系,歐洲國際項目管理協會指定的項目管理知識體系及我國項目管理研究會指定的中國項目管理知識體系等。
(3)應用知識領域。一個優秀的項目經理要有廣博的知識面。一個項目的管理涉及風險管理、時間管理、質量管理、費用管理、采購管理、整體管理、范圍管理、溝通管理以及人力資源管理等職能領域。這些領域的管理都需要項目經理涉獵廣泛的知識領域,并在一定的知識領域有所精通。項目經理永遠不能停止學習,他需要知識和經驗的持續沉淀。
總之,一個優秀的項目經理要管好項目,必須在不斷提高自身素質的同時,積極學習,擴充自己各方面知識,提高自己的能力,才能使管理水平在競爭激烈的市場經濟條件下得到不斷的提高,才能不斷地壯大企業實力。
2、綜合管理能力
(1)決策能力。一個項目從開始到結束會出現各種各樣的問題,如項目的確定、方案的選擇等。項目中會有各種各樣的決策問題要求用不同的決策方法解決,因此項目經理必須具有很強的決策能力。決策能力不是短時間能夠培養起來的,這需要長時間的鍛煉與磨練。
(2)計劃能力。項目經理要在一定約束下達到項目目標,必須有細致、周密的計劃,對項目從開始到結束有一個系統的安排。而計劃的制訂是在項目經理的領導與參與下進行的。一個項目經理需要對所有的合同文件完全熟知,為實施和控制項目制訂基本計劃;要有指導項目程序的準備;指導項目預算的準備;指導項目進度安排的準備;指導項目的基本設計準則及總的規范的準備;指導項目的組織、實施和控制計劃的準備。同時,項目經理應懂得如何運用計劃去指導項目工作。
(3)組織能力。項目經理的組織能力是指設計團隊的組織結構,配備團隊成員以及確定團隊工作規范的能力。項目經理要開發項目組織圖,要參與項目中主要監管人員的挑選,要開發項目所需的人力資源,要定期對項目組織進行評價。所以,這要求擁有較高的組織能力的項目經理,一方面能建立科學、高效、精干的組織結構;另一方面能了解團隊成員的心理需要,善于做人的工作,使參加項目的成員為實現項目目標而積極、主動地工作。
(4)領導能力。為了能夠使整個團隊中的每位成員都能最大程度發揮自身能力,每一個項目經理都應該找到最可能獲得成功的領導方式,找出最適合項目經理個性的領導和溝通方式。一個優秀的項目經理應掌握解決沖突和管理人事事務的方法,掌握分析團隊發展階段和最大程度提高團隊效率的實踐經驗。
(5)協調能力。項目經理的協調能力是指正確處理項目內外各方面關系,解決各種矛盾的能力。一方面,項目經理要有較強的能力協調團隊中各部門、各成員的關系,全面實施目標;另一方面,項目經理要能夠協調項目與社會各個方面的關系,盡可能地為項目的運行創造有利的外部環境,減少或避免各種不利因素對項目的影響,爭取項目最大范圍的支持。在協調能力中,對項目經理最重要的是溝通能力。“良好的溝通能力是以高度發展的個人自覺及差異性為核心。優秀的溝通者,清楚地知道他們自己內在的作用,以及他人呈現在外的作用。”
(6)信息能力。項目經理必須具備一定的信息能力,即項目經理要掌握企業內部和外部環境所發生的變化,及時調整戰略戰術;要能夠綜合分析各種信息,將其傳達給內部各部門;要能代表本企業向上級匯報和向有關部門通報情況。
(7)激勵能力。項目經理的激勵能力就是調動團隊成員積極性的能力。項目團隊成員有其自身的需求,項目經理要進行需求分析,制定并實施系統的激勵與約束制度,對員工的需求進行管理,調動團隊成員的工作積極性,從而有效地完成團隊任務。
(8)人際交往能力。項目經理的人際交往能力就是與團隊內外、上下、左右人員打交道的能力。項目經理在工作中要與各種各樣的人打交道,只有正確處理了與這些人的關系才能使項目進行順利。人際交往能力強、待人技巧高的項目經理,容易贏得團隊成員的歡迎,形成融洽的關系,從而有利于項目的進行,為團隊在外界樹立起良好形象,贏得對項目更多的有利因素。人際交往中的關鍵是取得對方的信任。“信任是一切有意義的人際關系的核心所在。沒有信任,就沒有付出,沒有人際關系,沒有風險承擔。”項目經理怎樣才能贏得人們的信任呢?項目經理必須將工作做好,承擔起項目目標的責任,公平對待眾人,并且在艱難時刻依然保持穩定表現。
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