如何進行項目合同管理
合同是項目工作范圍、項目交付及滿足客戶期望的基礎。合同工作或分工范圍定義不清晰、模糊表述的合同條款會在項目實施過程中給合同簽署雙方造成額外的成本及工作付出,是項目實施費用超標、項目工期拖延的一個主要原因。因此,一個不清晰明確的合同會給實現項目目標及客戶滿意度造成巨大風險。專業的項目合同管理有助于識別這些風險,盡力阻止此類問題的發生,降低對項目的影響。
項目合同管理兩個階段
在項目投標、合同談判及簽署階段,項目合同管理提供對合同條款或合作協議起草、評審甚至談判的專家支持。合同簽署后的項目實施階段,項目合同管理通過管理變更、進行有合同和法律依據的索賠或反索賠,對項目順利執行、實現或超額實現項目目標起到重要貢獻。
投標、合同談判及簽署階段的項目合同管理項目
項目投標時要對客戶招標書中的合同要約及協議范本條款進行系統地研讀評判,對相關風險進行識別分析,這些風險類型主要包括:技術風險、法律風險、商務風險、財務、稅務風險、合規風險和實施風險。對高風險條款綜合考慮公司投標策略及招標文件中規定的評標規則,決定項目應標時是否作必要偏離,對不能偏離或策略性不予偏離的風險條款完成內部審批。
項目實施階段的項目合同管理
在項目實施階段,項目合同管理的重心在于索賠管理和變更管理。
索賠管理服務于確保最終項目成果,維護公司利益,遵循合同權利的義務。
變更管理對項目范圍影響重大,它確保對項目有關的變更被認定、批準、歸檔及跟蹤。變更管理在項目實踐中的應用程度取決于項目的具體業務領域、特定項目的復雜度、項目實施的環境。
結語
項目合同管理是項目管理工作中的一個重要組成部分。項目合同管理需要專業人員在項目投標的最早階段就開始介入。大型項目的項目組會配備專業的合同管理專員,統一協調管理整個項目投標、實施全周期的合同管理工作。項目合同管理的對象不僅包括合同客戶,還包括和項目相關的供應商及合作伙伴,目的是減少項目執行的風險,在項目實施達到對項目干系人盡可能好的合同地位。