項目風(fēng)險管理由以下幾個步驟組成。這些步驟構(gòu)成的框架能有效利用風(fēng)險和項目數(shù)據(jù)來影響必要的變動，清楚地傳達項目風(fēng)險，并采取持續(xù)的風(fēng)險管理實踐，在整個項目過程中及時檢測新風(fēng)險并盡量減少問題。

　　一.完成文件編制

　　不能充分編制文件的項目團隊對自己的項目所知甚少，就會承受更大的風(fēng)險。此外，如果缺乏數(shù)據(jù)，就不能及時發(fā)現(xiàn)變化。

　　細(xì)致的項目文件讓你具備確認(rèn)項目計劃的基礎(chǔ)。本步驟的最終目的是設(shè)立并記錄項目計劃，使之符合項目目標(biāo)并切實可行。

　　項目文件分為三類：定義文件、規(guī)劃文件和階段性項目溝通文件。

　　定義文件通常是最早編制的，它們包括高層項目評審、范圍陳述、項目建議書、項目資助、人員配備和組織信息以及項目方法。

　　規(guī)劃文件，比如項目工作細(xì)分結(jié)構(gòu)和項目資源計劃，也在項目的最早階段編制，并在整個項目過程中，隨著變動的批準(zhǔn)和新信息的出現(xiàn)而不斷得到補充。

　　階段性項目溝通文件是在整個項目過程中積累起來的，它們包括狀態(tài)報告、會議記錄以及項目回顧。

　　項目文件具備統(tǒng)一、易讀的格式才最有用，因此，應(yīng)該采取適當(dāng)?shù)母袷讲⒊种院恪０才艑Ｈ素?fù)責(zé)文件的創(chuàng)建、保存和分發(fā)，確定如何及何時可以并應(yīng)該改動文件。

　　只有當(dāng)需要文件的人員隨時可接觸到文件，文件才有價值。在網(wǎng)上存儲文件(附加適當(dāng)?shù)脑L問安全控制)是確保所有團隊成員能接觸并依靠相同信息開展工作的有效途徑。

　　二.增進團隊協(xié)作

　　完成高難度項目需要團隊協(xié)作、信任以及成員之間互助的意愿。在緊張情況下，鏈條總是在最薄弱環(huán)節(jié)斷裂。

　　要應(yīng)對這個問題，在項目人員彼此陌生的情況下盡量減少風(fēng)險，辦法之一是舉行項目啟動研討會。啟動研討會是旨在增進團隊協(xié)作，并啟動項目進程的活動。良好的啟動活動能達成對項目目標(biāo)和重點的共同理解，避免浪費時間和重復(fù)努力。

　　項目啟動研討會要及早組織。要在日程、促進者、所需信息、地點、時間以及參會人員等細(xì)節(jié)方面做足功夫。在討論和演示文稿中，要盡力讓人們對項目目標(biāo)、重點、主要交付成果以及團隊成員的角色與責(zé)任形成共識。

　　研討會之后，要向所有參會人員提供會議成果和決定的書面總結(jié)。

　　三.建立管理儲備

　　管理儲備是項目風(fēng)險管理的常用術(shù)語，其目的是減少不確定性?；谄谕L(fēng)險建立的時間與預(yù)算儲備，可以使日程更為可靠。建立儲備不是放寬估算，而是運用風(fēng)險測評信息設(shè)置適當(dāng)?shù)木彌_，使得項目能按承諾交付成果。

　　建立管理儲備依據(jù)兩個要素：已知風(fēng)險和未知風(fēng)險。第一個要素來自于計劃數(shù)據(jù)。未知風(fēng)險則是無法預(yù)料與描述的風(fēng)險。對未知風(fēng)險做明確規(guī)劃是不可能的，但來自以前項目的度量指標(biāo)可以就風(fēng)險大小提供指導(dǎo)。

　　運用項目資源分析和風(fēng)險數(shù)據(jù)來確定需要多少儲備。預(yù)算儲備可用來加快工作，提供額外資源，或采取其他必要行動以確保日程。

　　既關(guān)注預(yù)算儲備，又不能將其用于跟風(fēng)險無關(guān)的項目變動，這可能是個挑戰(zhàn)。

　　四.爭取明確支持

　　高風(fēng)險項目需要得到能夠調(diào)動的一切幫助，因此，要努力為自己的項目爭取并保持高優(yōu)先度和看得見的支持。尤其在高風(fēng)險項目中，你需要得到以下承諾：迅速解決升級的問題，保護項目團隊免受沖突和非項目承諾的影響，批準(zhǔn)所要求的任何管理儲備。

　　爭取支持的最初討論專注于概要，因此編寫清楚、信息豐富的概要至關(guān)重要。在準(zhǔn)備用于討論的項目信息時，要包含高層目標(biāo)、里程碑項目日程表、項目評估，以及主要任務(wù)與風(fēng)險概要。如果你的計劃顯示當(dāng)前項目規(guī)劃跟所要求的項目目標(biāo)不匹配,你還應(yīng)該有若干高層建議，描述可行替代方案。

　　擁有數(shù)據(jù)是成功的關(guān)鍵，因為在此類談判中，力量對比不利于你。雖然資助者和經(jīng)理們?nèi)菀讓?dān)憂和意見置之不理，要他們忽視硬性事實就難多了。有證明文件的歷史數(shù)據(jù)支持的任何項目信息都可以成為以事實為基礎(chǔ)的目標(biāo)談判的起點。

　　五.確認(rèn)項目計劃

　　討論和協(xié)商后，要確認(rèn)就項目達成共識。

　　要使用來自于規(guī)劃過程的，并經(jīng)商議變動過的項目文件，以建立項目基線規(guī)劃記錄。在終定計劃之前，要對其加以評審，以確保其在整個過程中包含階段性風(fēng)險重估活動。在這些評審中，要辨識額外的風(fēng)險，并更新應(yīng)變計劃。

　　公布最終項目文件，讓項目團隊能在項目整個過程中使用，以管理進度。

　　在設(shè)定項目基線時，要固定所有具體要求。要同時設(shè)定項目范圍和基線計劃，必須運用既定的變動流程，才能對兩者進行改變。

　　六.闡明變動控制程序

　　項目計劃被接受，具體要求固定下來后，要仔細(xì)考慮所有變動再加以最后確定。決策者簽署項目文件后，讓項目再出現(xiàn)未經(jīng)審核的變動是非常冒險的。雖然新信息始終圍繞技術(shù)項目流動，保持要求的穩(wěn)定性對項目成功至關(guān)重要。

　　未經(jīng)管理的變動會導(dǎo)致日程偏離和預(yù)算問題。每個變動都要遵循提交、分析和處理流程，才能降低風(fēng)險。有效的變動管理流程中，所有變動都被認(rèn)為是不必要的，除非能證明必須變動。有效控制變動的另一項要求是確保負(fù)責(zé)變動流程的人員有權(quán)推行自己的決定。變動評審者必須在項目中有足夠的參與度，以有效了解變動可能產(chǎn)生的積極和消極影響。