PMP項目管理培訓——項目風險管理
風險管理能力的高低已成為衡量項目經理價值的一項重要指標!
幾乎每位項目經理都能說出一套風險管控理論,項目執行過程中,也能實施一系列管理流程,但被風險磕到、絆倒的現象仍有發生。對于這種情況,我們可以試著換個角度想想。
一個項目成功交付需要天時、地利、人和,各種條件配合,可是如果你知道了項目中經常會遇到的那些風險坎,邁過它,項目交付就輕松多了。
我們統計了上百位項目經理在項目風險管理中出現的各類問題,大致可分成以下六道“坎”,希望能給項目經理們有效避險提供幫助。
一、忽視啟動,意識不足
通常情況下,項目在啟動階段,各項工作按部就班地開展,此時,整體環境輕松、和諧,項目組警惕性較弱,風險管理經常流于形式,這期間常出現以下現象。
項目啟動,各項匯報材料皆反饋正常,團隊集中精力展開各項工作,項目經理不會花費過多時間帶領團隊進行深入的風險識別。
風險識別后,由于風險級別較低,解決時間充裕,重視程度不夠,具體措施通常也沒有經過量化評估。
二、相信專家,脫離團隊
項目管理過程中,不能有效利用風險識別和管理工具,完全依賴專家識別、分析和應對風險,導致不管大會小會都要召集一群專家,造成專家資源浪費,也拖延了項目進度,專家叫苦連天,團隊成員參與過程中意見被忽視,意見滿滿,這期間常會出現以下現象。
所有評審都需要專家組參與,否則項目執行疏漏較多。
評審不及時,項目進展常有滯后,由于專家資源緊張,無法及時響應,會議時間只能一拖再拖。
專家給出意見多為頂層設計,實施成本較高,無法及時進行落地執行。
項目團隊成員在執行過程中,參與評審發言少,有了專家,他們就成了參與者,不主動思考,成長較慢。
三、一招到底,策略僵化
在項目實施過程中,項目團隊進行了風險管理,制定了可行的應對策略,但很多應對策略是有時效性的,而且不是所有應對都能“包治百病”,項目經理在執行時,常常忽視滾動更新,持續執行著同樣的策略,對于執行后產生的效果也未及時收集反饋,這期間常會出現以下現象。
風險識別后,制訂了解決方案,責任人也進行了應對,但是對于風險無明顯減輕,可策略依舊執行。
當項目團隊內部出現矛盾、抱怨時,項目組沒有進行分析,調整工作方式及流程,而是一味地強調問題和人員能力。
四、局部應對,信息不透明
項目經理都知道取得管理層的支持是項目成功的關鍵因素,但項目日常的信息都未及時同步至管理層,當項目風險來了,害怕與高層對接,更不把“壞消息”往上報。另外,在一些職能領域,風險都在小范圍溝通解決,其他人接收不到信息,導致問題越拖越嚴重,這期間常出現以下現象。
組織高層經常通過回復郵件詢問,才能獲得項目信息,項目風險匯報時遺漏重要相關方。
職能團隊各自為戰,項目團隊意見很大,如產品團隊有需求遺漏,自己進行彌補,并找了對應研發團隊修復,運營團隊和測試團隊都蒙在鼓里。
團隊內部沒有信息互通渠道,上下游經常等待,如服務系統已經解決了問題,但客戶端還在傻等。
五、口頭承諾,監控缺失
每個項目都會出現個別讓項目經理抓狂的相關方,往往這里是項目問題的重災區,當項目風險需要他們進行應對時,給出的解決方案時常無法按期兌現,而項目經理在這個過程中,沒有持續監控及升級手段,導致問題發生,這期間常會出現如下問題。
登記冊中的風險及解決方案每周都一樣,設置的解決時間一次次失守。
風險始終停留在組內,沒有外部相關方進行決策和升級應對。
組織高層以為風險可控,但最后都成了必須接受的問題。
六、表面解決,回溯缺失
隨著項目問題的不斷解決,項目取得了階段性成果。當面對一些棘手風險時,項目組為了保證快速上線,通常會采取臨時方案,由于項目的臨時性,上線后,緊接著就是下一個項目,忽略了必要的反思和總結,這期間常會出現以下現象。
臨時方案上線后,針對長效解決方案無責任人,無時間安排。
同一類錯誤,一個項目組過錯解決后,組織內其他項目組仍繼續犯錯。
項目組缺乏回顧及總結,組織沒有建立長效問題的解決機制和流程制度。
項目成功是每個項目團隊成員所期望的,奈何通往終點的道路,漫長又布滿荊棘,“老司機”們曾經一次次趟過這條路,知道這些危險,能夠避開、化險為夷,正是他們的價值所在。
如果項目經理都能重視開局、相信團隊、持續改進、信息透明、監控到位、善于復盤,那與你同行的人一定受益匪淺。風險管理能力的高低已成為衡量項目經理價值的一項重要指標!