pmp項目管理——項目資源不足怎么辦
完成項目需要資源,但是,這些資源并不局限于項目經理所擁有的資源,更不局限于諸如人、設施設備和資金這些具體化的有形資源。凡是我們所能夠利用的、對項目成功有利的一切有形和無形的東西都是我們的資源。
有形資源的重要性容易理解,但是,正如《太極拳論》所言的“陰陽相濟,方為懂勁”,項目經理要善于利用有形資源和無形資源,做好這兩者的結合互動,才能既解決有形資源不足的問題,又發揮有形資源的最大效益。老子的《道德經》也明確闡述了這兩者之間的關系:“有之以為利,無之以為用。”
1、語言文字
語言文字的運用能力對管理人員來說是非常重要的資產,語言文字運用得好可抵雄兵百萬;運用得不好,也能夠喪邦亡國。用語言和道理打動人心是重要的激勵手段,其作用往往勝過金錢,所謂的“傳檄而定”講的就是這個道理。
按照陰陽對立統一關系,在組織中一個人如果沒有部下,肯定會有上司。用語言來說服上司、獲得上司的支持會比自己擁有部下更有效。
“閻王好見,小鬼難纏”是很多人碰到的情況。很多人為此感到委屈,總以為自己為企業的公心得不到人們的理解和支持。其原因在于我們將該對“閻王”說的話對“小鬼”說了。
與上司可以談理想,與下屬則需要談利益,這是一種對立統一關系。我們很多人希望下屬都擁有遠大理想、希望他們為企業做出奉獻,這種做法常常是緣木求魚。
在中國歷史上,謀士是一類很特別又很重要的人,這種人遠在春秋戰國時期就被稱為“策士”,對中國的政治、經濟、軍事的重大決策和社會發展起到了相當重要的作用。
“策士”的作用就是通過影響決策者來改變世界,《鬼谷子》中談到了很多策士游說的原理和策略,而《戰國策》則集中展示了運用這些原理和策略的案例。蘇秦、張儀、張良、陳平等人自己并未曾擁有軍隊,但是,他們通過影響各自的國君可以調用千軍萬馬來建功立業。
2、信用
信用是另一種非常有用的無形資產?!罢\信”是中國傳統文化中對人的道德基本要求,然而,正如中國人習慣于運用辯證思維一樣,在生活中我們常聽到兩種對待誠信的說法:一種是“人無信不立”“君子一言,駟馬難追”“童叟無欺”這樣強調誠信的說法;另一種是“無商不奸”“愚人難教,欺而有功”等與重誠信相反的俗語。
這種矛盾可以采用中庸策略來解釋,即“誠”是對我們自身的本心,即“不忘初心”,“信”則是對他人所做承諾的信守。借助信用可以在一段時間內無中生有,可以以這種無形資產換取有形資源。
但是,這種無形資產需要在限定的時間段內進行兌換,即向對方提供守信的證據。信用是有有效期限的,在一定期限內,信用只能用一次,信用一旦喪失,就很難再產生效果。
3、系統設計
系統設計可以起到從結構上節省資源的作用。這種整體優化方式的價值是容易理解的,它遇到的挑戰是整體的最優常常會以犧牲局部的利益為代價,如何使人們愿意為整體的效益調整自己的行為不能僅靠覺悟和奉獻,而需要采用中庸的策略,以置換的方式來換取他們暫時的讓步。
《華為基本法》有言:“我們決不讓雷鋒們、焦裕祿們吃虧,奉獻者定當得到合理的回報?!?/p>
4、時間和安全感
在采用中庸思想的置換方式中,時間和安全感是兩項特別的無形資源。時間對每個人來說都一樣,無論我們對時間用與不用、用的效率如何,每個人每天擁有的時間都是一樣的,今天的時間不能被攢起來用于明天,明天的時間也不能被預支到今天。
但是,時間的壓力或松弛性會影響人們的工作效率,會激發人們的潛能或使人產生懈怠,換句話說,對時間節奏的把握能夠使人們擁有的資源產生放大或縮小作用。
與此類似,人們會因為對安全感的需要程度調整彼此之間的協作程度,也會因為長久的安全感降低對短期利益的訴求,這樣不僅能降低成本,也能促使人們愿意犧牲局部的小利益以換取整體的大利益。
5、輿情
在網絡時代,人人都掌握著麥克風,輿情是項目必須重視并合理使用的資源。特別是對“90后”的新生代來說,網絡是其獲取和交流信息的主要平臺,這也催生了“情緒資產”,并形成了“粉絲經濟”效應。
輿情是“情緒資產”的重要來源,不僅能夠影響項目決策,也為項目資源的獲取或喪失提供了催化劑。
6、政策
政策也是中國人善用的一種資源。對于發展中國家來說,由于資源的短缺,需要靠政策來引導資源的集聚,從而達到“集中力量辦大事”的效果。誰能夠及早掌握政策的信息、誰能夠充分發揮政策的效能,誰就能夠取得競爭優勢。
對中國人來說,最大的資源掌握在政府手中,政策是政府使用資源的信號。所謂的“政策紅利”實質上就是資源的供給量和供給價格給企業或項目帶來的邊際效益。PPP項目就是政府將其占有的一些壟斷性資源與企業分享的一個例子。
完成項目需要資源,儲備資源唯一確定的就是要支出成本。由于項目是臨時性的,在VUCA時代,很多項目又產生于不確定性的環境中,我們難以準確預料何時會出現項目機會,因而也就難以提前儲備項目資源。項目的獨特性和一次性的特點也使企業難以承受長期擁有某些資源帶來的成本。對資源信息的捕捉和對資源的整合是項目治理的一大挑戰。